Warum sind neue und moderne Kooperationswerkzeuge für agile Teams so wichtig?

Ist Low-Tec immer die beste Wahl?

Damit alle Teambeteiligten gleichermaßen aktuell informiert sind, werden in vielen agilen Teams alle Erkenntnisse und der Projektfortschritt an großen Tafeln und freien Wänden in Form von Klebezetteln und Diagrammen angebracht. Vielfach wird in der agilen Szene auch sehr stark das direkte Zusammenarbeiten eines Teams in einem Raum propagiert. Nicht jeder kann und will so arbeiten und oft sind die hierfür notwendigen räumlichen Gegebenheiten auch so nicht vorhanden, oder ein Team ist aus anderen Gründen gezwungen verteilt zu arbeiten. Homeoffice oder der Remote-Zugriff auf die Daten ist in solchen Umgebungen extrem schwierig und Auswertungen, Statistiken und Prognosen müssen mühsam von Hand errechnet oder zusätzlich in z.B. in Tabellenkalkulationen gepflegt werden. Eine Nachverfolgbarkeit des Projektverlaufs, wie er oft aus betrieblichen Gründen in der Praxis gefordert ist, ist so ebenfalls extrem schwierig.

Wir bei xenatec sind der Meinung, dass es hierfür bessere und zeitgemäßere Methoden geben muss. Neue und innovative Workmanagementsysteme müssen in der Lage sein, sowohl die Übersichtlichkeit und Leichtgewichtigkeit einer analogen Zettelwand erfüllen, als auch aktive Unterstützung und Entlastung beim Aufbereiten von Projektdaten bieten. Dabei muss die freie Wahl der Arbeitsumgebung möglich sein, ohne an Komfort und Usability zu verlieren.

Informationen überall und in Realtime

Nur wenn jeder im Team jederzeit, überall und aktuell über alle relevanten Informationen und Indikatoren verfügt, ist Selbstorganisation im Team und damit eine zielgerichtete und verteilte Entscheidungsfindung an der Basis fundiert möglich. Gerade die Entscheidungsfindung an der Basis, ist oft der kritische Punkt und zugleich der entscheidende Erfolgsfaktor in einer agil operierenden Organisation. Vielfach scheitert eine erfolgreiche Umsetzung agiler Prinzipien daran, dass die Basis auf Grund eines mangelnden Überblicks oder nicht bekannter Ziele oder Details nicht in der Lage ist, Entscheidungen zu treffen. Oft liegt es daran, dass wichtige Informationen auch weiterhin nur Führungskreisen zur Verfügung stehen oder nur bei ausgesuchten Personen aufgehoben sind, die exklusiv Zugang zu diesen wichtigen Informationen haben. Agile Organisationen benötigen daher Informationssysteme, die schon von Grund auf darauf ausgelegt sind, alle Informationen, die zur Zielerreichung notwendig sind, allen Beteiligten im Team umgehend zugänglich zu machen.

Neue Art der Projektplanung

Langwierige und zeitraubende Vorabplanungen von „Experten“, die in der Regel doch stark fehlerbehaftet sind und einem Realitätscheck im laufenden Projekt meist nicht sehr lange Stand halten, werden in agil operierenden Organisationen durch iteratives Vorgehen, Roadmaps und kontinuierliches Anpassen der Planung an den letzten Stand der Erkenntnisse ersetzt. Neuen Erkenntnisse und Updates werden direkt von der Teambasis beigesteuert, da an der Basis das beste und aktuellste Wissen vorhanden ist. Werkzeuge für agile Teams müssen daher für die Zulieferung solcher Information optimiert sein, da ansonsten die wertschöpfende Arbeit unter zusätzlicher Verwaltungsarbeit leidet und sich damit auch die Informationsverteilung verzögert. Oft haben diese neuen Fakten eine direkte Auswirkung auf Roadmaps, Iterationsplanungen und die Iterationssteuerung. Daher übernehmen auf agile Prozesse optimierten Werkzeugen mit der Erfassung neuer Erkenntnisse idealerweise auch gleich die Dokumentation und Kommunikation des aktuellen Status an alle Teammitglieder in Echtzeit.

Systemunterstütztes Management von der Basis

Zeit-, Kosten- und Einsatzplanung sowie das permanente Monitoring von Ist-Werten sind in einem agilen und selbstorganisierten Team nicht mehr die Aufgaben von Managern, sondern des gesamten Teams. Damit ein selbstorganisiertes und agil operierendes Team die Auswirkung von Entscheidungen auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht bewerten kann, müssen dem Team natürlich auch die für diesen Zweck notwendigen Daten bekannt sein. Im Idealfall werden diese Daten und Performance-Indikatoren von einem intelligenten Workmanagementsystem auf Grund der vom Team gepflegten Basisdaten ständig automatisch neu berechnet, aktualisiert und präsentiert. Ein Feedback-System, das dem Team unmittelbare und sofortige Rückmeldungen im Falle des Erreichens von kritischen Bereichen liefert, ermöglicht ein schnellst mögliches Eingreifen und damit das in die Wege leiten von Korrekturen. Eine automatische und kontinuierliche Überprüfung von Zeit- und Budgetzielen hilft vor allem mit agilen Praktiken noch ungeübten Organisationen, mehr Vertrauen in das Vorgehen und das Team zu entwickeln.

Neue Technologien für eine bessere Work-Life-Integration

Die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, die sog. Work-Life-Integration, wird für Mitarbeiter zunehmend wichtiger und sie wird somit auch zu einem entscheidenden Bewertungsfaktor der Zufriedenheit und Identifizierung mit der eigenen Arbeit und dem eigenen Arbeitsplatz. Abgesehen von den Punkten Vertrauen und Selbstorganisation ist es gerade diese Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz, die entscheidend zum Leistungsergebnis eines Jeden beträgt. Moderne Informations- und Workmanagementsysteme, die Kommunikation und Koordination über die Mauern des Unternehmens hinweg ermöglichen, erlauben es eine Work-Life-Integration ohne Störung der Teamperformance aktiv zu leben. Sie sind somit ebenfalls ein Baustein auf dem Weg zum agilen Optimum.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Haben Sie weitere Fragen zum Thema oder wollen Sie wissen, wie moderene Kooperationswerkzeuge von xenatec Sie auf dem Weg zu Ihrem agilen Optimum unterstützen können, dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

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