Das agile Optimum

Das agile Optimum erreichen mit der 360° Unterstützung in agilem Projektmanagement und der agilen Softwareentwicklung durch Coaching, Training, Workmanagmentsysteme, IT-Consulting und Testautomatisierung von Xenatec.

Der Weg zum agilen Optimum

Agiles Vorgehen wird in der heutigen Zeit immer wichtiger. Ein immer schneller werdender Wandel erzeugt einen Innovationsdruck, der mit den klassischen und trägen Managementmethoden des letzten Jahrhunderts nicht mehr zu bewältigen ist. Eine neue und selbstbewusste Generation von innovativen Köpfen findet ihren Weg in die Arbeitswelt und ist auf der Suche nach einer neuen Form der selbstorganisierten Teamarbeit. Es sind also neue und moderne Formen des Team- und Projektmanagements gefragt, die diesen Anforderungen gerecht werden.

In der Softwareindustrie sind agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban schon seit einiger Zeit auf dem Vormarsch und mittlerweile in vielen Entwicklungsabteilungen Standard. Diese Art der Teamarbeit findet inzwischen aber auch zunehmend den Weg in andere Branchen und löst damit sukzessive althergebrachtes Vorgehen ab. Auf Unternehmensebene finden neue und schlanke Methoden wie Lean-Management und Lean-Startup sowie Design-Thinking ebenfalls immer mehr Anhänger. All diese Strömungen zeigen deutlich, dass die Ablösung klassischer Steuerungs- und Kontrollmethoden längst begonnen hat und der Weg hin zu einer agil operierenden Organisation im heutigen Wettbewerb beinahe schon überlebenswichtig ist.

Der Erfahrung nach läuft der Transformationsprozess von einer klassisch operierenden Organisation hin zu einer aus autonom und agil operierenden Teams bestehenden Organisation, nicht ohne Reibungsverluste ab. Durch falsch verstandene oder falsch gelebte agile Prinzipien, oder weil das das gewohnte klassisch Vorgehen einfach zu tief im Bewusstsein der Beteiligten verwurzelt ist, können die agilen Methoden ihre volle Wirkungskraft oft gar nicht entfalten. Vielfach bezeichnen sich Organisationen schon als agil, nur weil einige wenige kleine Dinge im Vorgehen geändert wurden. Das tägliche Meeting oder die Einführung eines Taskboards werden hier oft schon als Maß der Dinge und ausreichende Maßnahmen angesehen. Große Verbesserungen werden so jedoch nicht erreicht. Das agile Optimum, wie wir es bei Xenatec verstehen und anstreben, ist bei einem solch minimalistischen Ansatz jedoch noch in weiter Ferne.

Was ist agiles Vorgehen und was verstehen wir bei Xenatec unter dem Begriff des agilen Optimums?

Bevor der Begriff des agilen Optimums näher erläutert wird, sollen zunächst die Begriffe Agilität bzw. agiles Vorgehen im Allgemeinen näher beleuchtet werden. Denn erst wenn klar ist, was genau agiles Vorgehen ist und warum es in der heutigen Zeit so wichtig ist agil vorzugehen, wird ersichtlich, warum es auch höchst erstrebenswert ist, das agile Optimum zu erreichen.

Was ist agiles Vorgehen?

Auch wenn es hierfür mit Sicherheit noch eine Reihe weiterer Definitionen gibt, so verstehen wir bei Xenatec unter dem Begriff Agilität das konzertierte, zielgerichtete und rasche Anpassen von zweckorientierten Tätigkeiten an eine sich ständig und immer schneller ändernde Umwelt.

Warum ist agilen Vorgehen gerade heute so wichtig?

Durch zunehmend kürzer werdende Innovationszyklen ändern sich heute in immer kürzer werdender Zeit die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Agieren am Markt. Oft gilt es innerhalb eines sehr kurzen Zeitraums Chancen zu nutzen, da sich nur innerhalb eines kleinen Zeitfensters optimale Bedingungen für eine Vermarktung bieten. Wer hier zu langsam ist, Chancen verpasst oder zu spät in den Markt eintritt, hat gegenüber Mitbewerbern einen enormen Nachteil. Klassisches Vorgehen im Projekt und Projektmanagement ist für diese Voraussetzungen viel zu träge und hält damit der in einem solchen Umfeld geforderten Dynamik nicht stand. Agilität und schnelles, teamorientiertes Handeln ohne lange Planungsphasen und mit einem kurzen Time-To-Market sind der Weg aus diesem Dilemma. Chancen und Schieflagen frühzeitig erkennen und daraus resultierende notwendige Korrekturen umgehend in die Tat umsetzen ist somit der Schlüssel zum Erfolg. Während also traditionelle Organisationen noch planen, besetzen agile Organisationen mit kleinen und leichtgewichtigen Produkten Märkte und lernen damit am „lebenden Objekt“ was funktioniert und was nicht.

Falsch gelebtes agiles Vorgehen, oder warum funktioniert agiles Vorgehen nicht überall?

Die Absicht, agil vorzugehen, ist nur der erste Schritt. Viele Teams stürzen sich in einer Euphoriephase in das Thema mit der Absicht schneller und kostengünstiger voranzukommen, scheitern jedoch auf Grund von falsch verstandenen Techniken. Oft wird nur ein sehr kleiner Teil des agilen Vorgehens auch tatsächlich in einer Organisation umgesetzt und aktiv praktiziert. Sehr schnell werden neue und ungewohnte Arbeitsweisen als unpraktikabel deklariert und für die eigene Organisation oder das eigene Team als unpassend angesehen und nach einem oft sehr kurzen Experiment wieder eingestellt. Am Ende eines solchen Prozesses bleibt, wenn überhaupt, nur noch ein Rumpf von agilem Vorgehen übrig. Dinge, die als unbequem und ungewohnt eingestuft werden, oder durch die Positionen in Frage gestellt werden, bleiben auf der Strecke. Mit einem Rumpf von agilem Vorgehen ist allerdings ein nachhaltiger und durchschlagender Erfolg agiler Methoden kaum denkbar. Ziel muss es sein, sich nicht mit kleinen Verbesserungen zufrieden zu geben, und stets nach dem Erreichen des agilen Optimums zu streben. Für das Erreichen des agilen Optimums sind jedoch ein ganzheitliches Vorgehen und ein grundlegendes Umdenken in vielen Bereichen einer Organisation unabdingbar.

Was ist das agile Optimum?

Das agile Optimum ist kein statischer und fest definierter Zustand, den man nach Vorgaben erreichen kann. Es ist vielmehr ein Ziel, welches in jeder Organisation individuell und eigenständig gefunden werden muss und auf das man sich durch viele gezielte einzelne Schritte hinzubewegt. Vielfältige Initiativen in mehreren Bereichen müssen auf den Weg gebracht werden und tragen am Ende gleichberechtigt zum Erreichen des agilen Optimums bei. Das agile Optimum ist immer dort zu finden, wo alle Initiativen, die dem Zweck des agilen Vorgehens dienen, ineinandergreifen und sich gegenseitig ergänzen.

Nach unseren Erfahrungen sind es drei entscheidende Bereiche, die für den Erfolg einer agilen Strategie und damit für das Erreichen des agilen Optimums in einer Organisation ausschlaggebend sind. Nur wenn in jedem einzelnen dieser drei Bereiche jeweils eigene Optimierungen und Initiativen im agilen Sinne angestoßen, umgesetzt und kontinuierlich vorangetrieben werden, kann das agile Optimum in einer Organisation auch tatsächlich erreicht werden.

Bereich 1: „Wissen, Führung und Kultur“

Der erste Bereich "Wissen, Führung und Kultur" bildet die Grundlage für das weitere Verstehen und Vorantreiben einer agilen Strategie. Er umfasst das Erlernen und Vertiefen des zur Umsetzung einer agilen Strategie notwendigen Methodenwissens. Im Grunde genommen geht es jedoch in diesem Bereich primär darum, ein neues Bewusstsein zu schaffen, das neue Führungsstrukturen und Selbstorganisation in der Organisation erst zulässt. Ausgehend von diesem Bewusstsein bedarf der Weg hin zu einer agilen Organisation aber auch einer klar organisierten Führung. Nur eine klare Linie auf diesem Weg führt bei allen Beteiligten zu dem Vertrauen, das in einer solchen Transformationsphase notwendig ist. Und nur durch Vertrauen in die Führung sind die Unsicherheiten und Ängste, die jeder Wandel mit sich bringt, von Anfang an auszuräumen. Schnelle Erfolge und Stabilität in diesen Punkten sind notwendig und erzeugen mit der Zeit den kulturellen Wandel, der agile Teams so beliebt und nachhaltig erfolgreich macht. Nur mit einer konsequenten Kultur des Vertrauens und der Ausstattung der Basis mit Entscheidungsbefugnissen ist erfolgreiche Selbstorganisation möglich. Und nur mit dieser auf Kooperation und gemeinsame Zielerreichung ausgerichteten Kultur können Motivation, Leistung und Sinnerfüllung gleichermaßen gesteigert und somit Spitzenleistungen erzielt werden.

Bereich 2: „Moderne Kooperationswerkzeuge“

Eine veränderte Arbeitsweise, die ohne Anordnung und Kontrolle auskommt, bedarf auch neuer moderner Werkzeuge der Steuerung und der Zusammenarbeit. Hierfür sind Werkzeuge und Workmanagementsysteme notwendig, die von Grund auf für die zielführende Teamarbeit und Kooperation in agilen Team ausgelegt sind. Den Punkten Schnelligkeit, Transparenz und Offenheit kommt hierbei eine besondere Bedeutung zu.

Diese modernen Werkzeuge und Workmanagementsysteme müssen eine Vielzahl von neuen Anforderungen erfüllen, die klassische Systeme hier in der Regel nicht bieten können:

  • Alle Teammitglieder müssen sich an der Zulieferung neuer Erkenntnisse und Fakten beteiligen können.

  • Alle zur Entscheidungsfindung relevanten Informationen müssen allen Teambeteiligten unmittelbar und uneingeschränkt zur Verfügung stehen.

  • Moderne und iterative Vorgehensweisen müssen unterstützt werden.

  • Das Team muss von manuellen Verwaltungsaufgaben weitestgehend entlastet werden.

  • Mobile und flexible Formen des Arbeitens müssen ohne Einschränkung der Arbeitsfähigkeit des Teams möglich sein.

Für den Erfolg einer agilen Strategie ist es enorm wichtig, den im Bereich „Wissen, Führung und Kultur“ in die Wege geleiteten Wandel, durch die geeignete Auswahl und dem Einsatz neuer, moderner Kooperationswerkzeuge und Workmanagementsysteme organisationstechnisch zu unterstützen. Nur auf diesem Weg werden der Teambasis die notwendigen Mittel an die Hand gegeben, die, in der Theorie vorgedachten, agilen Vorgehensweisen auch aktiv leben und umsetzen zu können.

Weiterführende Hintergrundinformationen über die Wichtigkeit des Einsatzes moderner Kooperationswerkzeuge  in agilen Umgebungen sind in einem speziellen Beitrag zusammengetragen.

Bereich 3: „Prozessautomatisierung“

Der dritte Bereich, der zum Erreichen des agilen Optimums eine entscheidende Rolle spielt, ist der Bereich Prozessautomatisierung. Eine Organisation kann nur dann umgehend und dynamisch auf Veränderungen reagieren, wenn jeder Einzelne in der Organisation von manuellen Aufgaben und Routineaufgaben maximal entlastet ist. Agilität, ist immer dann am effizientesten, wenn die ganze Energie eines Teams in die Bewältigung von neuen Anforderungen fließen kann. Zudem sind Routineaufgaben meist für den jeweiligen Auszuführenden unbefriedigend und manuelle Aufgaben sind in ihrer Ausführung oft fehleranfällig. Abhilfe schafft hier nur eine weitestgehende Automatisierung von manuellen Aufgaben und Routineaufgaben. Vor allem in Prozessabläufen und in der Qualitätssicherung erzeugen Automatisierungen eine enorme Wirkung, denn gerade hier sind immer wieder gleiche und standardisierte Abläufe zu finden. Durch eine hochgradige Automatisierung in diesen Bereichen stehen dem Team deutlich mehr Kapazitäten für kreative und schöpferische Arbeit zur Verfügung, was sowohl der allgemeinen Teamperformance dient, als auch die Fähigkeit eines Teams erhöht, dynamisch und rasch auf Veränderungen reagieren zu können.

Das konzertierte Zusammenspiel zum Erreichen des agilen Optimums

Jeder der drei genannten Bereiche ist für sich genommen enorm wichtig, doch nur durch das konzertierte und aufeinander abgestimmte Zusammenspiel aller drei Bereiche ist auf lange Sicht das agile Optimum in einer Organisation erreichbar. Wenn auch nur in einem der drei Bereiche keine oder nur wenige Anstrengungen unternommen werden, sind zwar durchaus Verbesserungen erreichbar, aber niemals ein Optimum an Wirkungsgrad im agilen Sinne. Ohne das Wissen, die Führung und die Kultur ist eine agile Transformation und damit die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und des Arbeitsklimas insgesamt kaum denkbar. Ohne die entsprechenden passenden Werkzeuge fällt allen Beteiligten die Umsetzung schwer. Oft gerät die ursprüngliche Idee, agilen Prinzipien zu folgen, auf Grund von mangelnder Übersicht, schlechter Planbarkeit und Koordinationsproblemen ins Wanken. Schnell wird auf Grund fehlenden Zahlenmaterials und damit der Möglichkeit der Vergleichbarkeit, wieder das klassische und gewohnte Projektmanagement als bessere Alternative beschworen und das agile Experiment als gescheitert erklärt. Und zu guter Letzt ist ohne die Investition in Automatisierungen eine Entlastung der Teammitglieder kaum denkbar. Nur durch eine konsequente Automatisierung wiederkehrender Routineaufgaben, ist ein Team in der Lage, die Teamperformance nachhaltig zu steigern und kann agil und flexibel mit Veränderungen umgehen. Erst, wenn in allen drei der genannten Bereiche alle notwendigen Maßnahmen konsequent und nachhaltig ergriffen werden und diese zielgerichtet ineinandergreifen, ist der Weg zum agilen Optimum geebnet.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Haben Sie weitere Fragen zum Thema oder wollen Sie wissen, wie wir Sie auf dem Weg zu Ihrem agilen Optimum unterstützen können, dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

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